Thursday 2 August 2012

PK II PENGURUSAN PEROLEHAN & PEMBELIAN


PK 11- PENGURUSAN PEROLEHAN & PEMBELIAN

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah tanpa teguran audit untuk pembelajaran dan pengajaran.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh sekolah-sekolah negeri Johor dalam menguruskan perolehan melalui :


2.1 Perolehan
2.2 Pembelian Terus
2.3 Sebut Harga

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti
3.2 Arahan Perbendaharaan
3.3 Pekeliling Perbendaharaan
3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa
3.5 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

4. DEFINISI

Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)

4.1 Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang
diperlukan dari kontrak pusat yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia,
Jabatan Pelajaran Negeri Johor dan Pejabat Pelajaran Daerah.


4.2 Pembelian Terus : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut
penilaian tidak melebihi RM 10,000.00 bagi satu item setahun. Bagi bekalan yang
melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setiap jenis item, pembelian adalah dari
syarikat bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4.3 Sebut Harga : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melebihi
RM50,000.00 hingga RM100,000.00 dengan mendapat senarai harga sekurangkurangnya dari 5 buah syarikat.

4.4 Kontrak Pusat : Kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak
Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan tiada had nilai perolehan.


4.5 Bekalan : Barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

4.6 Kerja : Pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan
mekanikal.

4.7 Perkhidmatan : Adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh
dalam melaksanakan sesuatu kerja.


------------------------------------------------------------------------------------------ 

(NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH)


ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM)


Tahun  …………


MATA  PELAJARAN  : ………………………………………….....................

 ANGGARAN   PERUNTUKAN  :   RM…………………………………..



BIL

PERKARA
ANGGARAN
PERBELANJAAN (RM)

CATATAN


























JUMLAH




Jumlah  anggaran  perbelanjaan  ialah : Ringgit  Malaysia ........................

Disediakan  oleh,




…………………………………...........................………

(                                                             )



  --------------------------------------------------------------------






NOTA MINTA
                                                                                             Rujukan : ..................
                                                                                             Tarikh    : ....................

Kepada
Pengetua

 .......................................................................................
 
Daripada : ..............................................................         Jawatan : ................................................

Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun  ...............
Berhubung dengan pekara tersebut di atas, diharap dapat tuan
meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut :-
 

Bil

Perihal barang

Kuantiti

Anggaran Harga

Tarikh Diperlukan

Catatan oleh Pengetua/ Guru Besar

































































































Peruntukan : .............................................................
Subsisiari matapelajaran : ............................................
 Baki peruntukan semasa : .............................................

Sekian, terima kasih

Yang Benar,                                Permohonan di atas Diluluskan/Tidak Diluluskan

  T.T. Pemohon                                                 T.T. Pengetua/Guru Besar
......................................                               ................................................
(                                    )                               (                                              )

Tarikh:                                                                     Tarikh:



---------------------------------------------------------------------------------




SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI _______

BORANG PENDAFTARAN PEMBEKAL/SYARIKAT

Nama dan  Alamat Sekolah :

................................................................................................................

1.         Nama Syarikat              : ............................................................
2.         Alamat                         : ..............................................................

3.         No. Telefon (P)             : ..............................................
                         (H/P)                 : ..............................................
                        (FAKS)             : ..............................................

 4.         Nama Pengurus           : .......................................................
 
5.         Taraf Pendaftaran         :   Bumiputera/ Bukan Bumiputera

6.         Tarikh Kuat Kuasa
Sijil Pendaftaran          : ...............................................

7.         Tarikh Tamat Lesen      : ................................................

8.         Tandatangan/
Cap Syarikat                 :

Tarikh                          :




--------------------------------------------------------------


SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI _________
PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
(Dilengkapkan oleh penerima sebaik
sahaja menerima perkhidmatan)
  
1.         Nama dan Alamat Sekolah : ..................................................................................
2.         Nama dan Alamat Pembekal : ..............................................................................
3.         Kategori Perolehan : Kontrak Pusat/Terus/Sebutharga/Tender : .....................
4.         Perihal Bekalan/Kerja/Perkhidmatan : .................................................................
5.         Skala Penilaian Prestasi :
1.      Lemah
2.      Sederhana
3.      Baik
4.      Cemerlang

5.1       Menepati kualiti  dan kemasan kerja               1          2          3          4
5.2       Menepati kuantiti                                               1          2          3          4
5.3       Menepati masa                                                  1          2          3          4
5.4       Menepati spesifikasi                                         1          2          3          4
5.5       Kebersihan kerja                                               1          2          3          4
5.6       Respon kepada teguran                                   1          2          3          4

6.          Kaedah Pengiraan :         Jumlah Skor Skala        = ................
                                                     Bil Aspek Penilaian

7.         Ulasan Keseluruhan Penilai : .........................................................

Tandatangan : ............................................
Nama : ..........................................................
Jawatan : .....................................................     Tarikh : .........................................


----------------------------------------------------------------------------------












12 comments:

  1. bagaimanakah anda dapat memuatkan kesemua maklumat ini di dalam blog?

    ReplyDelete
  2. Nyatakan prosedur yang perlu dipatuhi sekiranya panitia ingin membeli barang keperluan untuk urusan dalam panitia tersebut ?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Mengikut apa yang saya tahu , Ketua Panitia perlu tahu berapakah jumlah wang peruntukan yang ada untuk mata pelajaran tersebut sebelum membeli barang keperluan. Kemudian, KP perlu mengisi borang nota minta dan diserahkan kepada GB . tetapi kita perlu tahu siapakah pembekal yang layak untuk dipesan.

      Tetapi setelah menghadiri interaksi Ke-2, rupa-rupanya, prosedur membeli barang keperluan banyak yang perlu dilakukan.Berikut adalah prosedur yang sempat saya catat:

      1. Mula-mula, adakan mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah.

      2. Apabila, KP sudah tahu peruntukan yang ada bagi matapelajarannya, dia perlu menyediakan anggaran pembelianbelanja mengurus.

      3. kemudian, semak semua peruntukan kewangan dengan pihak pejabat AKA kerani kewangan.

      4. Selepas itu, barulah isi borang nota minta.

      5. pilih pembekal yang telah berdaftar dengan kontrak pusat.
      (boleh rujuk GB atau kerani)
      6. kemudian barulah pesanan tempatan dikeluarkan.

      7. setelah menerima barang yang dipesan, barang pesanan mempunyai tempoh seminggu untuk dinilai dan analisis. adakah barang itu elok dan selamat digunakan.

      8.jika tiada apa-apa masalah, barang pesanan tadi perlu direkod dalam stok inventori

      9. Pembayaran akan dibuat oleh pihak sekolah

      10. Akhir sekali, rekod keluar bagi stok yang digunakan. Tamat.

      sila betulkan saya jika ada maklumat yang tidak lengkap. terima kasih

      Delete
  3. saya pun sama seperti anda pusparani, bagaimana hendak memuatkan semua maklumat ke dalam blog? ada sesiapa boleh tolong terangkan.

    ReplyDelete
  4. Terangkan definisi dan prosuder pembelian terus..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Definisi pembelian terus adalah Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut gred penilaian tidak melebihi RM 10,000 bagi satu item pembelian dalam setahun. jika bekalan melebihi RM10,000 hingga Rm 50,000, pembelian harus dari pembekal bertaraf bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.


      prosedur pembelian terus adalah

      1.Pilih pembekal secara terus berdasarkan peraturan semasa.

      2.Kemukakan Permohonan Pesanan Tempatan kepada Unit Kewangan.

      3.Keluarkan Pesanan Tempatan kepada pembekal yang dipilih.

      4.Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkan penerimaan.

      5.Terima Invois dan kemukakan dokumen pembayaran kepada Unit Kewangan untuk pembayaran.

      Delete
  5. Bagaimanakah untuk menentukan harga yang dikenakan bagi perolehan secara pembelian terus adalah harga yang berpatutan?

    ReplyDelete
    Replies
    1. salam,
      Untuk membuat pembelian terus guru perlu mengikut prosedur yang telah ditetapkan, namun begitu guru perlu mempunyai maklumat tentang syarikat pembekal dan mempunyai lebih daripada satu syarikat pembekal agar guru boleh memilih quatation yang sesuai dan berpatutan mengikut harga yang berpatutan dan barangan yang berkualiti.

      Delete
  6. Definisi Pembelian Terus : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut
    penilaian tidak melebihi RM 10,000.00 bagi satu item setahun. Bagi bekalan yang
    melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setiap jenis item, pembelian adalah dari
    syarikat bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

    Prosedur pembelian terus :-
    1. memilih pembekal ( syarikat bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kem. Kewangan ) dan berdasarkan peraturan yang ditetapkan.
    2.Kemukakan Permohonan Pesanan kepada Unit Kewangan.

    3.Keluarkan Pesanan Tempatan kepada pembekal yang telah dipilih.

    4.Terima bekalan / perkhidmatan dan sahkan penerimaan.

    5.Terima Invois dan kemukakan dokumen pembayaran kepada Unit Kewangan untuk pembayaran

    ReplyDelete
  7. salam,

    Sebagai ketua panitia guru perlu membuat pembelian menggunakan wang perbekalan,
    Apakah kriteria yang perlu di titik berat oleh guru semasa membuat pemilihan syarikat pengedar atau pengeluar barangan pembelian.

    ReplyDelete
    Replies
    1. salam.
      Ketua Panitia perlu merujuk kepada senarai syarikat atau pembekal yang telah berdaftar dengan kontrak pusat.Senarai ini boleh diperolehi daripada guru besar atau kerani.

      Delete
    2. Kriteria yang perlu dititik beratkan ialah:
      1.latar belakang syarikat (berdaftar atau tidak)
      2.harga barangan/peralatan
      3.jangkamasa barangan/peralatan diperolehi

      Delete